Het beheren van onbetaalde facturen is een grote uitdaging voor menig ondernemer. Het kan lastig zijn om de balans te behouden tussen een goede klantrelatie en het waarborgen van de eigen financiële zekerheid. Daarom bespreken we een aantal verschillende strategieën om met onbetaalde facturen om te gaan.
Oorzaak achterhalen
Als er facturen onbetaald blijven, dan is het verstandig om de oorzaak te achterhalen. Soms is het simpelweg een kwestie van een administratieve fout of is het de klant ontschoten. In andere gevallen kan het wijzen op financiële problemen van de klant. Weer andere gevallen wijzen op ontevredenheid van de klant. Door direct contact op te nemen kun je vaak al veel duidelijkheid krijgen. Dit kun je doen door een telefoontje te plegen of een mailtje te sturen. Wees altijd vriendelijk, zodat je er een goede klantrelatie op nahoudt. Zo kun je een oplossing vinden die voor beide partijen acceptabel is.
Een incassobureau inschakelen
Wanneer een factuur na vriendelijk contact en het verzenden van een herinnering door de klant onbetaald blijft, dan is het belangrijk om actie te ondernemen. Je bent als ondernemer financieel afhankelijk van je klanten; zonder betaling, geen inkomen. Dit kan financiële problemen veroorzaken binnen je eigen bedrijf en dat wil je te allen tijde voorkomen. Om jezelf te beschermen en stress tegen te gaan, kun je een professioneel incassobureau inschakelen. Deze advocaten beschikken over de juiste kennis om achterstallige betalingen te innen, zodat jij je kunt focussen op het runnen van je bedrijf. De ervaring leert dat het inschakelen van een incassobureau doorgaans snel effectief is.
Hoe werkt een incassobureau?
Hoe werkt dat, het inschakelen van een incassobureau voor je onderneming? De advocaten beginnen met het verzenden van een officiële herinnering. Dit is vaak al voldoende effectief. In gevallen waarin dit niet het gewenste resultaat oplevert, schakelt het incassobureau over tot strengere maatregelen. Denk aan het opstarten van een gerechtelijke procedure om de druk bij de klant te verhogen. Het is belangrijk om te weten dat de meeste incassobureaus gebruikmaken van ‘no cure, no pay’. Dat betekent dat je alleen betaalt als de factuur daadwerkelijk geïnd wordt. Hierdoor loop je zelf financieel geen risico.
Heldere betalingsvoorwaarden
Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het goed om duidelijke en transparante betalingsvoorwaarden op te stellen. Dit kun je bijvoorbeeld vastleggen in je algemene voorwaarden en duidelijk maken dat de klant akkoord gaat met deze voorwaarden bij de aankoop van je product, het ondertekenen van het contract of de opdrachtbevestiging. Op die manier zorg je ervoor dat je klant goed geïnformeerd is én kun je hiernaar verwijzen op het moment dat de klant verzuimt om de factuur te betalen. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat beide partijen van tevoren duidelijk weten wat er van hen verwacht wordt.
Andere preventieve maatregelen die je kunt nemen zijn bijvoorbeeld het uitvoeren van een kredietcontrole voordat je een nieuwe klant accepteert. Een andere optie is het instellen van een aanbetaling, zodat je zekerheid voor jezelf creëert. Mocht de klant dan de factuur niet betalen of mocht de opdracht niet doorgaan, dan heb je in ieder geval niet voor niets gewerkt.
Het omgaan met onbetaalde facturen is een onvermijdelijk aspect van ondernemen en vraagt om een professionele benadering. In sommige gevallen ontkom je er niet aan om het innen van onbetaalde facturen uit handen te geven aan professionele advocaten.
Probeer preventieve maatregelen vast te stellen en in het geval van onbetaalde facturen, altijd respectvol te blijven naar je klant.