Een office manager zorgt ervoor dat het dagelijks leven op kantoor soepel verloopt. Dit betekent dat deze persoon een centrale rol speelt tussen collega’s, leidinggevenden en bezoekers. Denk bijvoorbeeld aan het aannemen van telefoontjes, het verwerken van post of het ontvangen van gasten. Elke dag is anders, want soms komt er acuut een vraag of probleem langs. Snel schakelen hoort er dus bij. Veel bedrijven zijn blij met iemand die organisatie en rust brengt tijdens drukte. Zo blijft het team goed aan het werk en loopt het kantoor als een trein.

De organisatie van werkzaamheden en vergaderingen

Een belangrijk onderdeel van het takenpakket is het plannen en organiseren van vergaderingen. De office manager maakt afspraken, reserveert ruimtes en zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie ontvangt. Als er een verslag nodig is, helpt deze medewerker met uitwerken en rondsturen. Niet alleen vergaderingen worden zo geregeld, maar ook andere activiteiten zoals teamuitjes of jubilea verlopen via de office manager. Door overzicht te houden en goed te plannen, voorkomt deze persoon dubbel werk of misverstanden in het team.

Het regelen van administratieve taken en communicatie

Administratie is voor veel mensen geen feest, maar de office manager werkt dagelijks met zaken als het bijhouden van e-mails, zakenreizen of personeelsdossiers. Soms komen er ook bestellingen binnen, bijvoorbeeld voor kantoorartikelen zoals papier of koffie. Goede communicatie hoort daar ook bij. De office manager verwerkt belangrijke informatie, stuurt brieven of facturen en houdt de agenda van het management bij. Zo zorgt de medewerker ervoor dat iedereen op kantoor weet waar ze aan toe zijn en dat afspraken duidelijk zijn.

Ondersteuning voor het hele team

Niet alleen het management, maar ook het hele team heeft baat bij deze functie. Heeft iemand hulp nodig met een computerprobleem? Of zoekt iemand een adres van een klant? Dan weet de office manager vaak direct het antwoord, of hij of zij zoekt het snel uit. Sommige bedrijven geven hun office manager extra taken, zoals het organiseren van borrels, het opstellen van werkroosters of het ondersteunen bij nieuwe medewerkers. Kortom, deze collega is een echt aanspreekpunt voor allerlei vragen op het werk.

Vaardigheden die passen bij deze functie

Omdat een office manager zo’n afwisselende baan heeft, zijn er veel verschillende vaardigheden nodig. Goed kunnen plannen, snel schakelen tussen taken en netjes werken zijn onmisbaar. Ook is het prettig als iemand het leuk vindt om anderen te helpen en gemakkelijk communiceert. Werken met computers, programma’s zoals agenda’s of boekhouding, hoort er vaak bij. Daarom zoeken veel bedrijven naar iemand die goed met mensen omgaat én makkelijk met veranderingen mee kan gaan. Elke dag brengt weer iets nieuws op het kantoor.

Meest gestelde vragen over wat doet een office manager

• Welke opleidingen sluiten goed aan bij het werk van een office manager?Opleidingen op het gebied van administratie, managementassistent of secretarieel werk sluiten goed aan bij deze functie. Ook ervaring in de zakelijke dienstverlening helpt.
• Is een office manager hetzelfde als een secretaresse?Een office manager doet vaak meer dan een secretaresse. Zo heeft deze collega vaak extra taken zoals het organiseren van evenementen, het begeleiden van projecten of het aansturen van andere medewerkers.
• Kan een office manager ook leidinggeven?Het kan zeker voorkomen dat een office manager leidinggeeft aan een klein team, bijvoorbeeld aan receptionisten of administratieve medewerkers.
• Welke computerskills zijn belangrijk voor een office manager?Goede kennis van programma’s als Outlook, Word, Excel en agenda-systemen is belangrijk. Soms is ook kennis van boekhouden of systemen voor personeelszaken nodig.
• Wat is het verschil tussen een office manager en een managementassistent?Een managementassistent werkt vooral voor één of meer leidinggevenden, terwijl een office manager het hele kantoor ondersteunt en soms extra taken heeft, zoals het organiseren van bijeenkomsten.